<div dir="ltr"><a href="http://www.itproportal.com/2016/03/09/not-worth-the-cost-3-lessons-about-unprotected-phi/">http://www.itproportal.com/2016/03/09/not-worth-the-cost-3-lessons-about-unprotected-phi/</a><br><br><p>When it comes to protecting patient data, technology is evolving so 
quickly that it’s difficult for healthcare providers to keep up. While 
electronic recordkeeping through computers, smart devices, and web-based
 services can lead to higher efficiency and elevate patient care, 
providers must closely monitor use to ensure the data contained remains 
safeguarded.</p>

<p><span class=""></span></p>
<p>There’s more at stake than just patient trust for healthcare 
providers who do not adequately shelter their patients’ Protected Health
 Information, or PHI. The U.S. Department of Health and Human Services’ 
Office of Civil Rights can hand down severe civil and even criminal 
charges for violations of patient privacy. Even if a company doesn’t 
give away the information intentionally, the government can hold it 
liable for data breaches, particularly if there’s proof the company 
didn’t guard the data properly.</p>
<p>Electronic data breaches are becoming the latest, greatest way 
thieves obtain sensitive information about patients, including Social 
Security and bank account numbers. But physical theft is also a rising 
concern. For instance, an average car break-in can turn into a massive 
data breach if the car contains a device with unsecure PHI on it. Take a
 look at the examples of PHI non-compliance below to better understand 
the seriousness of this infraction.</p>
<p><strong>Lesson 1: Laptops</strong></p>
<p>Recently, a private practice radiation oncology group named <a href="http://www.hhs.gov/about/news/2015/09/02/750,000-dollar-hipaa-settlement-emphasizes-the-importance-of-risk-analysis-and-device-and-media-control-policies.html" rel="nofollow">Cancer Care was ordered to pay $750,000</a>
 after someone stole a laptop containing PHI on patients from an 
employee’s vehicle. The thief could easily obtain the unencrypted data 
from the laptop. An investigation by the U.S. Department of Health and 
Human Services (HHS), Office for Civil Rights (OCR) found that even 
before the laptop theft, Cancer Care was not compliant with HIPAA 
privacy rules.</p>
<p><strong>Lesson 2: Web-based file sharing</strong></p>

<p>Massachusetts hospital St. Elizabeth’s Medical Center was <a href="http://www.healthcareitnews.com/news/hospital-repeat-security-failures-hit-218k-hipaa-fine" rel="nofollow">hit with another substantial HIPAA non-compliance fine</a>,
 $218,400, for using a web-based file-sharing program to store sensitive
 patient data. The complaint, filed by employees of the hospital, 
pointed out that the information stored this way was not adequately 
protected, and that it put 500 patients’ data at risk of a breach. HHS 
agreed with the employees’ grievance and fined the hospital. The 
department also <a href="https://luxsci.com/blog/jumpthumb-drives-and-phi-dont-mix.html" rel="nofollow">added a fine for data stolen from a former employee’s laptop and USB</a> that breached information for 595 hospital employees.</p>
<p><strong>Lesson 3: Physical files</strong></p>
<p>Lincare, Inc., a home healthcare provider, was <a href="http://healthitsecurity.com/news/home-health-provider-to-pay-240k-in-hipaa-violation-fines" rel="nofollow">recently fined $239,800</a>
 after an employee’s ex-husband called HHS to report that his former 
wife had left behind protected health information for 278 patients when 
she left their shared home. Not only was the data available for view by 
an unauthorised person, but HHS also found that employees taking home 
any patient files, or storing them in vehicles, violated HIPAA privacy 
laws.</p>
<p><strong>How to stay HIPAA-compliant</strong></p>
<p>It’s important for every healthcare provider or contractor to know 
what data is Protected Health Information and to take inventory of all 
the places (physical and electronic) that data exists. Hiring an 
information security firm to evaluate your data management system and 
put safeguards, like encryption, into place is vital for protecting the 
trusted information patients share with you.</p>
<div class="">  
        
</div>
<p>As the examples above show, it’s important to ensure that employees 
understand the HIPAA law and their responsibility to uphold it. To that 
end, put an employee PHI policy in writing and have employees sign that 
they read it and understand their role in keeping patients’ data safe.</p>
<p><span class=""></span></p>
<p>Healthcare providers have a great responsibility to protect the data 
of their patients, and that includes traditional in-office recordkeeping
 as well as electronic data that extends beyond office walls.</p><br></div>