<div dir="ltr"><a href="http://www.cxotoday.com/story/steps-to-keep-data-secure-and-compliant/" target="_blank">http://www.cxotoday.com/story/steps-to-keep-data-secure-and-compliant/</a><br><br>It can be notoriously hard for organizations to govern their entire data. Governments all over the world have started taking the job of protecting consumers seriously, especially in industries like banking, healthcare and telecom. Over the last few years, they have opened their eyes to the pressing issue of data security and poor management of sensitive information. In particular, organizations in India have witnessed stricter data protection and privacy regulations with high penalty for breaches due to an increase in the number of security breaches. <br><br>What does it mean for your organization?<br><br>Compliance audits and litigation are two events no company wants to face. These regulations have led to a steady stream of confusing laws and rules coming from all directions.  Yet, any realistic organization across industries understands that they need to stay prepared. Or else, you may face a risk of facing legal action which could result in fines, penalties and loss of trust.<br><br>You do not want your legal team walking into a proceeding where the other side has documents you didn’t even know existed. Yet, cases just like that occur every year at an enormous cost. There are several ways in which an organization can ensure that your data is secure and refined to access it easily when required:<br><br>Intelligent data indexing: Organizations tend to hold on to all data at potentially high storage costs and with massive inefficiencies. When required to place a legal hold on company information, it’s observed that few enterprises have the fine-grained indexing and classification which enables them to store only relevant data. Simply archiving data won’t deliver the intelligence you need to transform your business. To truly illuminate dark data, you need an archive with intelligence. An enterprise must index structured and unstructured documents from a variety of sources such as file systems, intranets, document management systems, e-mail and databases. This makes it easier for a user to search for your data, thus making it easier to find it in time of need. This also helps enforce security by providing limited access control based on the employee’s role. Ultimately, it is the intelligence that will manage storage growth, capture data comprehensively and provide users with simple self-service access, all while managing it throughout its lifecycle for lower compliance and litigation risk and cost.<br><br>Store only information that matters: The best way to do this is to be proactive with comprehensive search and electronic discovery (eDiscovery) capabilities. This will give your organization the confidence to know that you will always find the information you need to satisfy internal search requirements or respond to external eDiscovery requests. Many enterprises are investing in effective intelligent and easy-to-use software which allows them to hold exactly the information required across any system, device or data type — and store it in a single, accessible repository.<br><br>Regular assessments: Most legal challenges require the involvement of external legal resources. However, hiring people outside counsel can be very expensive, especially if they need to sift through an entire data set to find the relevant information. Instead, identify and narrow down your data sets regularly so that you can hand over only the information your external legal team needs with full assurance of accuracy, validity and completeness. <br><br>It is far better to move to an environment that has data and information management built-in, one where the various regulatory demands placed on an organization can be dealt with by building a set of rules over the platform, rather than building new platforms every time a new requirement is identified.<br><br>On such a platform, information can be regarded as a single pool of resource as it not only enables better compliance, but also creates an environment where decision making is more rapid and more effective, providing greater competitiveness in the market. Ascertain your requirements and consider a framework which can address and sustain technical aspects of your organization in the long run.<br></div>