<div dir="ltr"><a href="http://www.susansolovic.com/2016/10/why-even-small-businesses-need-a-disaster-recovery-plan/" target="_blank">http://www.susansolovic.com/<wbr>2016/10/why-even-small-<wbr>businesses-need-a-disaster-<wbr>recovery-plan/</a><br><br>Disaster is such a nasty word; it implies destruction, loss, and emotional turmoil. Unfortunately, when disaster strikes your business, you’re likely to experience all those things and more. That’s why having a recovery plan is critical – especially since downtime can set small businesses back $8000 every hour. Despite the cost of both natural and man-made disasters, 75 percent of small businesses don’t have a disaster recovery plan in place.<br><br>Let’s take a closer look at why disaster recovery is essential for small businesses.<br><br>Why is it important?<br><br>Natural disaster aside, there are a number of uncontrollable circumstances that may result in data loss and downtime. Human error, for instance, can be a real killer. People make mistakes, and as much as you’d like to think otherwise, occasionally it’s your employees who are responsible for the biggest data losses.<br><br>What’s more, so much business is taking place online these days that data breaches have become a real concern. According to the University of Alabama at Birmingham, hackers are increasing their efforts, and it’s your job to make sure that confidential customer data is protected. Lastly, even if your employees are faultless and your security top of the line, there’s always the hardware, software, and machinery that keep your business running. No matter how high quality it is, technology can – and does – fail.<br><br>While a disaster recovery plan won’t prevent a natural disaster, it will:<br><br>Train employees to handle data in a safe and secure fashion<br>Limit the impact of a cyber attack<br>Ensures that confidential information is properly stored and controlled<br>Protect data<br>Ensure that downtime doesn’t compromise a company<br><br>Laying out a disaster recovery plan and investing in backup solutions will not only protect your data and reputation, it will help you keep your business afloat should an unforeseeable incident arise.<br><br>How to create a disaster recovery plan<br><br>Now that we’ve discussed the ‘why’, let’s attack the ‘how’. Creating a disaster recovery plan can be difficult if you don’t know where to start. There are certain items that you absolutely must include in your plan, no matter what type of business you run.<br><br>Insurance documentation (e.g. agents, policy numbers, claim representatives, etc.)<br>A list of phone numbers and addresses for important people you may need to contact after the disaster. The list should include:<br><br>Local and state emergency departments and management agencies<br>Contractors<br>Suppliers<br>Realtors<br>Financial institutions<br>Major clients/customers<br><br>A current list of employee/staff contacts, info, and methods.<br>A communications strategy to prevent loss of customers.<br>Authentication and validation tools (e.g. SSL certificates, account passwords, etc)<br>A list of all applications (software) used in the day to day running of your business.<br>Documentation and instructions for recovery. During a real recovery scenario, there’s intense pressure, confusion, and chaos. Make the disaster recovery process easier by including simple, straightforward, step-by-step instructions.<br><br>Once you have a plan written up, you’ll want to test it. While it’s conceivable to test separate portions of the plan on their own, you’ll want to ensure that the whole plan is tested at least once a year. However, the more you test it (say, quarterly), the more familiar your employees will be with it. When testing, record all issues, oversights, and errors in the plan, and correct them as soon as possible.<br><br>Keep the plan current – an outdated plan will be next to useless in a real disaster. Update the plan at least once a year, or whenever major personnel or technological changes are made.<br><br>What to look for in outside help<br><br>Should the worst happen, you’re most likely going to need to hire someone from outside the company to help recover what was lost. When shopping for a data recovery service like this one, there are a few things you need to consider.<br><br>Availability: Disaster can strike at any time – will they be ready, willing, and able to help, 24 hours a day, seven days a week?<br>Timing: How fast can they work? As mentioned before, downtime costs serious money. You need someone who can get you back up and running ASAP.<br>Hardware Compatibility: What type of devices can they recover data from? You’ll need someone who can work with the type hardware that your business uses.<br>Location: Where can they perform the recovery? A cleanroom may be necessary, or you might prefer to have them on-site in order to counsel your employees.<br>Reputation: Comb through reviews as well as the BBB database to check on the reputation of a data recovery service before using it.<br><br>It may seem a little macabre to focus on a disaster befalling your business, but, unfortunately, it’s quite likely that you’ll encounter at least one of these issues in the life of your company. While you can’t stop a cyber attack, natural disaster, or technical breakdown from taking place, you can safeguard your business from costly data loss by building, rehearsing, and implementing a disaster recovery plan. It just makes sense.<br></div>