<div dir="ltr"><a href="http://www.jdsupra.com/legalnews/three-states-join-others-to-expand-41483/">http://www.jdsupra.com/legalnews/three-states-join-others-to-expand-41483/</a><br><br>A key issue in determining whether notification is required following a
 data breach is whether “personal information” (PI) was acquired by an 
unauthorized person. US states vary significantly in defining what 
information qualifies as PI.<a href="https://www.morganlewis.com/pubs/three-states-join-others-to-expand-personal-information-definition#_ftn1" name="_ftnref1">[1]</a>
 As part of a recent trend, some data breach notification statutes have 
been expanding the definition of PI, including by adding usernames and 
email addresses.
        
        <h3>
                Trend to Add Usernames or Email Addresses</h3>
        <p>
                Illinois, Nebraska, and Nevada are the latest to add usernames or 
email addresses to the definition of PI when they are combined with 
information that would permit access to an online account.<a href="https://www.morganlewis.com/pubs/three-states-join-others-to-expand-personal-information-definition#_ftn2" name="_ftnref2">[2]</a> The Illinois law took effect on January 1, 2017, while the respective laws in Nebraska and Nevada took effect in 2016.</p>
        <p>
                Three other states (California, Florida, and Wyoming) had previously 
enacted laws mandating that either a username or email address 
constitutes PI when combined with a password or security question and 
answer that would permit access to an online account.<a name="_ftnref3">[3]</a>
 California first expanded the definition of PI to include usernames and
 email addresses in January 2014. Florida was next in July 2014, and 
Wyoming followed in July 2015. In most of these jurisdictions, the 
username or email address combined with the password or security 
question and answer provides an independent basis to establish PI—even 
if no first or last name (or other personally identifiable information) 
is disclosed.</p>
        <p>
                Given the trend to broaden the scope of PI, private and government 
entities that collect usernames, email addresses, passwords, and 
security questions and answers should take steps to protect this 
information.</p>
        <h3>
                Other Diverging Standards</h3>
        <p>
                Private and government entities should also be aware that different 
jurisdictions apply varying standards to the collection of such 
information. For example, the Nevada, Rhode Island, and Wyoming 
definitions are narrower in that they require at least a last name and 
first initial to be disclosed in order for user data to qualify as PI, 
just as it is for social security numbers, driver’s license numbers, and
 most other forms of PI. In other words, while releasing an unencrypted 
username and password would be considered to be PI in California, 
Florida, Illinois, and Nebraska even if the last name (and at least a 
first initial) of the individual associated with the username was not 
released, it would <span>not</span> qualify as PI in Nevada, Rhode Island, or Wyoming without that additional information.</p>
        <p>
                Nevada’s and Rhode Island’s PI definitions are broader in other 
respects in terms of what constitutes user data. For example, Nevada and
 Rhode Island consider a username, email address, or a “unique 
identifier” to be PI when combined with a password, security question 
and answer, or an “access code” that would permit access to an online 
account.<a href="https://www.morganlewis.com/pubs/three-states-join-others-to-expand-personal-information-definition#_ftn4" name="_ftnref4">[4]</a>
 The other states only list usernames and/or email addresses. The 
legislative history does not indicate what is considered to be a “unique
 identifier,” nor are any examples provided. Because this term is added 
to the “email address” and “username” list, it appears that the states 
consider this addition to be something more.</p>
        <p>
                Nevada and Rhode Island also added “access code” as data that the 
username, email address, or unique identifier may be paired with to 
qualify as PI.<a href="https://www.morganlewis.com/pubs/three-states-join-others-to-expand-personal-information-definition#_ftn5" name="_ftnref5">[5]</a>
 As with the terms “unique identifier,” the legislative history does not
 indicate what is considered to be an “access code,” nor are any 
examples provided, but we believe that the states must consider it to be
 something beyond a password.</p>
        <p>
                These and other distinctions highlight how common data elements are 
treated differently among the data breach notification jurisdictions. 
Consequently, depending on the circumstances, data breach notification 
may be required in some jurisdictions but not others.</p>
        <p>
                Based on the many variations under the state data breach laws, some 
have called for enactment of a uniform federal standard concerning data 
breach notification requirements.<a href="https://www.morganlewis.com/pubs/three-states-join-others-to-expand-personal-information-definition#_ftn6" name="_ftnref6">[6]</a>
 Until uniform or common standards are adopted, private and government 
entities collecting PI will need to wade through the state-by-state 
standards to determine whether data breach notification is mandated 
under the given circumstances.</p>
        <h3>
                International Perspective</h3>
        <p>
                Under European and many other international data privacy laws, PI 
includes any information that identifies an individual or from which an 
individual can be identified when aggregated with other information. 
This will include usernames and email addresses where the individual’s 
actual name is included within the username or email address. Under the 
forthcoming General Data Protection Regulation (GDPR), which comes into 
force in May 2018, if a US organization targets European consumers for 
goods or services, it will be subject to the GDPR when it processes the 
PI of such European consumers—whether or not the organization is based 
in the European Union. The requirements under the GDPR include providing
 information to the individuals about how their PI will be used, 
disclosed, and transferred, as well as requirements to obtain consent 
for the processing and transfer of such data to the US (unless an 
exemption to obtain consent applies). There is also a requirement to 
notify the relevant data protection authority of a data breach involving
 PI within 72 hours (unless there is unlikely to be a risk to the 
individuals’ rights).</p>
        <p>
                Organizations with European businesses, therefore, should note that 
they may be subject to the GDPR when obtaining and using PI of European 
consumers, even if the US state laws do not place similar requirements 
on the organization processing US consumers’ PI. The potential fines for
 breaching the GDPR can amount to the higher of €20 million or 4% of 
global annual turnover.</p><br></div>