<div dir="ltr"><a href="http://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=5b8c1509-ab4b-4b8d-a181-f48877fcc22a">http://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=5b8c1509-ab4b-4b8d-a181-f48877fcc22a</a><br><div class="gmail-article-body" id="gmail-lex-article-body" style="display:block">
<p>As stories of international and domestic hacking and espionage 
dominate the news cycle, it’s easy to forget that when it comes to trade
 secrets, employees and business partners—not hackers—pose the biggest 
threat. <em>See</em> David S. Almeling et al., <em>A Statistical Analysis of Trade Secret Litigation in Federal Courts</em>, 45 Gonz. L. Rev. 291 (2009/2010).</p>
<p>In a recent <a class="gmail-logclick gmail-ct_cont" target="_blank" href="http://employment.gordonreeswebinars.com/november-8-2016-non-competes-non-solicitations-can-you-protect-your-business-information-from-employee-theft/">webinar</a>,
 Gordon & Rees addressed protection of trade secrets and proprietary
 information from employee theft. Here, we address some steps to help 
prevent business partners from misusing your trade secrets.</p>
<ol><li><strong>Identify your trade secrets and control access to them</strong></li></ol>
<p>Before any agreements are drafted or any information or documents are exchanged, be sure you have identified your <a class="gmail-logclick gmail-ct_cont" target="_blank" href="http://www.gordonrees.com/publications/2016/the-defense-of-trade-secrets-act-key-takeaways-and-recommendations-for-businesses">trade secrets</a> (see also the definition under the <a class="gmail-logclick gmail-ct_cont" target="_blank" href="https://www.law.cornell.edu/wex/trade_secret">Uniform Trade Secrets Act</a>).
 You can’t protect them unless you know what they are. This sounds like 
common sense, but surprisingly, in the hustle and bustle of everyday 
work, not all companies take the time to do this until they’ve realized 
their trade secrets have ended up in the wrong hands. (Unless it is 
appropriate for your industry, referring to everything as a “trade 
secret” is not helpful, either—for example, your business partners are 
less likely to take your actual trade secrets seriously if you claim 
that information you have made public are also trade secrets.)</p>
<p>A trade secret “registry” could be considered favorable evidence in 
court—as long as it is timely updated and actually distributed to 
employees. <em>See Schalk v. State</em>, 823 S.W.2d 633, 643 (Tex. Crim.
 App. 1991). This registry will also help your own employees with the 
marking the proper designations when such information is exchanged with a
 business partner.</p>
<p>Securing your trade secrets in-house will not only help your case in 
court, it also helps when it comes to disclosure to third parties, 
particularly inadvertent disclosure. Chances are, not every employee 
will require access to every trade secret. Secure physical and 
electronic access to the appropriate trade secrets to the appropriate 
personnel.</p>
<p>What measures are appropriate will depend on the circumstances and 
will likely evolve with time and technology. Information stored on 
secure servers that had three layers of physical security passwords, 
256-character PuTTY keys, with portions possessed by only a single 
person was found by a court sufficient evidence for a jury to conclude 
that a trade secrets owner took appropriate measures to protect its 
trade secrets. <em>Xtec, Inc. v. CardSmart Techs., Inc.</em>, No. 11-22866-CIV-ROSENBAUM, 2014 U.S. Dist. LEXIS 184604, at *26 (S.D. Fla. May 15, 2014).</p>
<p>On the other hand, where information was distributed to 600-700 
people where at most only 190 people signed confidentiality agreements, 
and where that same information was not stamped as “confidential,” a 
court found that no reasonable jury could conclude that “reasonable 
efforts” were made. <em>Tax Track Sys. Corp. v. New Inv’r World, Inc.</em>, 478 F.3d 783, 788 (7th Cir. 2007).</p>
<ol><li><strong>Draft tailored non-disclosure agreements (“NDAs”)</strong></li></ol>
<p>Before any information is exchanged with a business partner, have 
your attorneys help you draft a non-disclosure/confidentiality agreement
 tailored to the arrangement. Not only will this agreement help you in 
case you need to litigate the matter, it will provide the protocols for 
your business partner to follow.</p>
<p>Some provisions you and your attorneys will want to consider are the 
return/destruction of trade secrets at certain stages (and certainly 
when the relationship is terminated), a perpetual non-disclosure and 
non-use clause when it comes to trade secrets (as opposed to an expiring
 one), how trade secrets will be identified/marked (and the ability to 
later identify/mark previously exchanged documents), and requirements 
for the business partner’s employees to sign individual NDAs and/or 
obtain training on how to handle trade secrets. This is not an 
exhaustive list—work with your attorney to flesh out the agreement.</p>
<p>Be wary of stock or template agreements; many of them may not 
contemplate the specific issues that may arise in your situation. Many 
“standard” agreements also contain language that relieve the business 
partner of its contractual obligations of non-disclosure and non-use as 
soon as the trade secrets are made public—without specifying that such 
public disclosure must have been authorized by the owner of the trade 
secret, and without giving the owner the chance to mitigate the effects 
and damage of the unauthorized disclosure.</p>
<p>But no matter how perfect the agreement, it won’t matter if it isn’t properly implemented.</p>
<ol><li><strong>Train your own employees</strong></li></ol>
<p>Identify all the employees who will be corresponding with the 
business partner and make sure you train them. Let them know what 
information can be exchanged, what cannot, which individuals from the 
business partner they can exchange information with. Provide them with a
 written checklist and designate a person most knowledgeable—or better 
yet, a specialized team to direct their questions to. This team should 
also conduct some “spot checks” throughout the relationship to make sure
 protocols are being followed.</p>
<p>If the relationship with the business partner will span more than a 
couple months, also have a plan in place to retrain your employees in 
regular intervals.</p>
<ol><li><strong>Train the business partner’s employees</strong></li></ol>
<p>Even if you require individuals from the business partner’s company 
to sign an NDA, that may not be enough. You may want to provide the 
partner’s employees with the necessary training, or at least provide the
 partner with the necessary materials to provide the training themselves
 (and require them to do so as part of the NDA). Regularly communicate 
with the partner to make sure they are protecting your trade secrets, 
and have your employees and your specialized team pay attention to how 
the business partner is using this information as well.</p>
<ol><li><strong>Create a contingency/emergency plan</strong></li></ol>
<p>Did an employee send a trade secret to the business partner without 
marking it as such? Has the business partner communicated plans that may
 violate the NDA? Has the relationship with the business partner begun 
to go sour?</p>
<p>Your team should already have a contingency plan in place to deal 
with these—and other—situations, and protocols to continually improve 
security and access. Make sure you follow through on enforcing 
contractual provisions, and make sure you act swiftly.</p>
<p>In closing, remember that when dealing with trade secrets or handling
 other proprietary, confidential or otherwise private information, 
nothing beats being prepared.</p>
</div></div>