<div dir="ltr"><p>
                <a href="http://www.jdsupra.com/legalnews/it-s-w-2-phishing-season-how-to-stop-53354/">http://www.jdsupra.com/legalnews/it-s-w-2-phishing-season-how-to-stop-53354/</a><br></p><p>HR and payroll professionals nationwide have been, and will continue 
to be, targeted with e-mails apparently sent by a senior executive but 
actually sent by scammers who ask for a prompt reply with the 2016 W-2s 
for all of the organization’s employees.  While reliable statistics are 
not yet available for the current tax season, the IRS revealed in 2016 
that it had received more than 1,000 reports of tax-related phishing 
scams in January 2016 <u>alone</u> and had experienced a 400% increase 
in these scams in the first half of last year’s tax season.  In February
 2017, the IRS issued an “urgent alert to all employers,” warning that 
the W-2 phishing scams have “evolved beyond the corporate world and 
[are] spreading to other sectors, including school districts, tribal 
organizations and nonprofits.”</p>
        <p>
                Employers should take steps immediately to reduce the risk that HR and
 payroll professionals, eager to demonstrate their responsiveness to 
senior management, do not fall prey to these scams.  An organization 
hooked by a W-2 phishing e-mail can face a long list of damaging 
effects, including an angry, anxious and distracted workforce; 
potentially substantial out-of-pocket and imputed costs from complying 
with mandatory security breach notification laws; and in some instances,
 class action litigation.  Ironically, a few relatively straightforward 
changes in procedures, off-the-shelf technology, and some training can 
largely reduce the risk that an HR or payroll professional will be duped
 into sending W-2s to criminals who will electronically file false tax 
returns to obtain a fraudulent tax refund.</p>
        <p>
                <strong>Five Steps to Help Prevent W-2 Phishing Scans</strong></p>
        <p>
                Most W-2 phishing e-mails have obvious clues that they did not 
originate with the senior executive who apparently sent it.  Some 
contain typographical errors that a senior executive almost surely would
 never make.  For example, one phishing e-mail listed its subject as 
“RECORDS OF STAFFS.”  Other phishing e-mails have odd punctuation, such 
as the following message, which used commas rather than periods to 
separate sentences:  “I want you to send me the list of W2 copy of 
employees [sic] wage and tax statement for 2016, I need them in PDF file
 type, you can send it as an attachment. Kindly prepare the lists and 
email them to me asap.” </p>
        <p>
                While the name of a senior executive typically will appear in the 
“From” field of the received e-mail, the reply e-mail address usually is
 <u>not</u> a corporate e-mail address because the scammer usually does 
not have access to the apparent sender’s corporate e-mail account.  In a
 more insidious form of W-2 phishing, the scammer hacks into a senior 
executive’s corporate e-mail account and uses that account to send the 
phishing e-mail and to receive the W-2s.  Consequently, the reply e-mail
 address will not serve as a tip-off to the unsuspecting HR or payroll 
professional.</p>
        <p>
                Nonetheless, the steps below should help to defeat even the more insidious form of W-2 phishing:</p>
        <ol><li>
                        Instruct all senior executives, <u>including the CEO and the CFO</u>,
 that they are prohibited from requesting that any employee send them a 
Form W-2 by e-mail unless they make that request by phone or in person.</li><li>
                        Inform all HR and payroll professionals authorized to access W-2 
forms that all senior executives are prohibited from requesting by 
e-mail that W-2s be sent to them and that if they receive any such 
request by e-mail, they are prohibited from responding unless they first
 call, or meet in person with, the senior executive to confirm that she 
or he made the request.</li><li>
                        Train HR and payroll professionals on the telltale signs of a 
phishing e-mail, such as a reply e-mail address that is not a corporate 
e-mail address, obvious typographical errors, and unusual punctuation.</li><li>
                        HR and payroll professionals should be prohibited from removing from 
their spam filters any e-mail asking for W-2s.  The spam filter caught 
the e-mail because it is, in fact, spam.</li><li>
                        Consider implementing data loss prevention (DLP) software.  This 
software can be programmed to block documents containing sensitive 
information, such as Social Security numbers (SSNs), from being e-mailed
 outside the corporate network without proper authorization.</li></ol>
        <p>
                <strong>How to Respond When Your Organization is Victimized</strong></p>
        <p>
                In many circumstances, the responsible HR or payroll professional will
 have a “funny feeling” after hitting “send” and will discover shortly 
thereafter in an embarrassing telephone call with a senior executive, 
that the executive did not request every employee's 2016 Form W-2.  On 
other occasions, the organization will not discover the successful 
phishing scam until after HR receives a cluster of reports from 
employees that their electronic tax filing was rejected because someone 
already had filed tax returns using their SSN.  Regardless of how the 
organization discovers the incident, mobilizing resources immediately to
 respond to the incident is critical to protecting the workforce, 
limiting employee relations issues, meeting legal compliance 
obligations, and reducing the risk of class action litigation.</p>
        <p>
                <strong>Prompt, honest, and informative communication with affected employees is critical.</strong>
  The organization should notify employees as promptly as feasible after
 discovering the incident.  The initial communication should generally 
describe what happened without identifying the employee responsible for 
the incident and should tell employees what they can do to help 
themselves and how the employer will be helping them.  In particular, 
employees should be encouraged to file their tax returns as 
expeditiously as possible.  Once employees file, the scammers are 
effectively blocked from filing a fraudulent tax return because the 
stolen SSN already has been submitted to the IRS.  Employees should also
 be informed that if their electronic filing is rejected because the 
scammers previously filed a tax return using their SSN, they will be 
required to file a hard copy tax return along with the IRS’ Identity 
Theft Affidavit. The employer should also explain that while these 
employees will face a delay – the IRS estimates 120 to 180 days — before
 receiving any tax refund, they will receive the full tax refund for 
which they are eligible even if the IRS already sent a tax refund to the
 scammers.  To further assist employees, the initial communication could
 include a link to the page at the IRS’ web site that addresses 
tax-related identity theft (<a href="https://www.irs.gov/individuals/how-irs-id-theft-victim-assistance-works" target="_blank">https://www.irs.gov/individuals/how-irs-id-theft-victim-assistance-works</a>) and contact information for the IRS’ Identity Protection Specialized Unit (800-908-4490).</p>
        <p>
                <strong>Victimized employers likely will be required to comply with mandatory security breach notification laws.</strong> 
 All of the 47 state security breach notification laws define the SSN as
 the type of personal information which, if compromised, triggers 
mandatory breach notification obligations.¹  While a 
substantial majority of these laws include a harm threshold that 
relieves organizations of notification obligations when a security 
incident does not create a material risk of identity theft or other 
harm, this threshold typically will be met when an organization falls 
victim to a W-2 phishing scam and sends SSNs to criminals intent on 
committing tax-related identity fraud or other crimes. </p>
        <p>
                The breach notification laws will require notification to affected 
employees in accordance with the requirements of the laws where affected
 employee resides.  For “multi-state security breaches,” the 
notification process can be complicated given the material variations in
 the 47 notification laws.  In addition, 25 states now require breach 
notification to the state’s attorney general and/or to other state 
agencies for either all breaches or for breaches exceeding a threshold 
number of affected state residents. </p>
        <p>
                Employers should view the breach notification process not just as a 
legal compliance exercise but as an opportunity to supplement any 
earlier communication with employees about the incident.  The breach 
notification letter provides an opportunity to offer employees identity 
protection services, such as credit monitoring and fraud resolution 
services, at no cost to them and to provide each employee with the 
unique code needed to activate the service.  Offering identity 
protection services is not legally required, except for California and 
Connecticut residents whose SSNs were compromised, but the offer can be 
used to demonstrate the employer’s sincere interest in reducing the risk
 of forms of identity theft other than tax-related identity fraud that 
could be perpetrated using affected employees’ SSNs.</p>
        <p>
                <strong>Promptly report the incident to the IRS and to law enforcement. </strong> The IRS encourages employers who receive a W-2 phishing e-mail to forward it to <a href="mailto:phishing@irs.gov">phishing@irs.gov </a>and
 place “W2 Scam” in the subject line.  However, the IRS generally will 
not be able to prevent the fraudulent filing of tax returns except for 
residents of the District of Columbia, Florida and Georgia where the IRS
 is piloting its “PIN Program.”  The IRS provides individuals who enroll
 in this program with a personal identification number (PIN) that must 
be used when they file taxes electronically.  Because the scammers will 
not know the PIN, they will not be able to file fraudulent tax returns 
using employees’ stolen SSNs.</p>
        <p>
                The FBI’s Internet Crime Complain Center (IC3) permits online 
reporting of e-mail phishing scams, and many local police departments, 
particularly in larger cities, have cyber-crime units.  While these 
agencies likely will not be able to expend resources investigating each 
individual phishing scam, submitting a report could assist them in 
obtaining the arrest and prosecution of the scammers. </p>
        <p>
                <strong>Be prepared for on-going communications with employees</strong>. 
 Employees likely will continue to have questions regarding the impact 
of the incident on them and how the employer will help them for weeks 
after they receive the initial communication and the more detailed 
security breach notification.  To avoid inconsistent messaging, 
employers should identify a specific point of contact in all 
organization-wide communications regarding the incident.  
Management-level employees should be instructed to direct all questions 
about the incident to the designated point of contact.  The contact 
could be a senior HR executive or a local HR manager, but for incidents 
involving a large number of employees, it may be necessary to utilize a 
third-party call center to handle the influx of questions.  Regardless, 
the contact should be provided with materials, such as a set of 
Frequently Asked Questions (FAQs), so the contact can be fully prepared 
to respond to employees’ questions.</p>
        <p>
                <strong>Retain knowledgeable counsel to help reduce the risk of administrative enforcement and class action litigation.</strong> 
 A successful response to a W-2 phishing scam is a complex undertaking 
that must be accomplished under time pressure.  Knowledgeable counsel 
can help by “quarterbacking” the overall incident response effort, 
establishing attorney-client privilege for internal communications about
 the incident, vetting communications with employees and press releases 
to reduce the risk they contain admission that would be harmful in 
potential future litigation, and ensuring that all mandatory 
notifications to affected employees and relevant state agencies are 
timely made and legally compliant.  If the incident response goes 
smoothly and demonstrates the employer’s commitment to “take care of its
 people,” the odds that an angry employee will complain to an 
administrative agency or seek out class counsel can be dramatically 
reduced.</p></div>