<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><a href="https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2018/11/20/the-dos-and-donts-of-backing-up-data-for-small-firms/#5f3f4b252b57">https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2018/11/20/the-dos-and-donts-of-backing-up-data-for-small-firms/#5f3f4b252b57</a><br></div><div dir="ltr"><span class="gmail-article-body gmail-fs-article gmail-fs-responsive-text gmail-current-article" style="box-sizing:border-box;line-height:30px;max-width:initial;display:block;margin-top:16px;font-family:Georgia,Cambria,"Times New Roman",Times,serif;font-size:18px;color:rgb(51,51,51);font-variant-ligatures:common-ligatures;background-color:rgb(252,252,252)"><div class="gmail-article-container gmail-color-body gmail-font-body" style="box-sizing:border-box;display:flex"><div style="box-sizing:border-box;width:599.438px"><p class="gmail-speakable-paragraph" style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Data loss can be heartbreaking. What’s worse, there’s always someone who asks, “Well, were you backing up?” It’s a setup for a “told you so,” adding insult to injury. Of course, you realize they’re completely right, making it sting that much more.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">A plethora of different options are available for backing up your information, circumventing what could otherwise be a crippling situation, should your files disappear into the void. This was the motivation for my last two articles, which covered <a href="https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2018/10/04/protecting-data-without-blowing-the-budget-part-1-onsite-backup/#5dfac4eb3e64" target="_self" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(0,56,145);text-decoration-line:none">onsite backup</a> and <a href="https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2018/10/31/protecting-data-without-blowing-the-budget-part-2-cloud-services/#7f9b532e3ad5" target="_self" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(0,56,145);text-decoration-line:none">hosted solutions</a>. The problem is, the market is filled with diluted solutions and everyone has a different opinion on how to back up your information.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Because each business is unique, different approaches are required based on company size and industry. As there’s not a lot of information available for small firms, I’d like to offer my advice on securing your information so you’re not pulling your hair in the event of data loss.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><span style="box-sizing:border-box"></span></p><div id="gmail-article-0-inread" style="box-sizing:border-box"></div><p></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">Backing Up Onsite Is Viable </strong></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Many hosted vendors make the case that backing up onsite isn’t ideal for several reasons. In some respect, they’re correct. However, if done correctly, then this a good option, as it eliminates fees you’d pay to a backup provider. This way, the only concerning issues are natural disasters, fires or a failure of the onsite backup.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">Dos Of Backing Up With A NAS</strong></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">I find that one good option for backing up local devices on a small network is a NAS (network attached storage). These devices are essentially a plug-and-play file server with less hassle than a traditional machine.</p><div class="gmail-vestpocket" style="box-sizing:border-box;display:inline-block;margin:1.2rem 0px;width:599.438px"><h2 style="box-sizing:border-box;font-variant-ligatures:normal;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:18px;line-height:24px;font-family:"Work Sans",sans-serif;margin:8px 0px;color:rgb(115,115,115)">YOU MAY ALSO LIKE</h2><div class="gmail-ntv-wrapper" style="box-sizing:border-box;border-bottom:1px solid rgb(230,230,230);border-top:1px solid rgb(230,230,230);display:flex;padding:16px 0px;margin:0px"></div></div><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">There are a ton of options available, as you can see in this TechRadar <a href="https://www.techradar.com/news/the-10-best-nas-devices-reviewed" target="_blank" rel="nofollow noopener noreferrer" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(0,56,145);text-decoration-line:none">article</a>. Each of the devices described allows you to connect to your network for file storage. These allow space for everyone to back up and share files.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">Don’ts Of Backing Up With A NAS</strong></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Like everything else in the world, not all NAS devices are created equal. Storage capacity, remote options and user access control all differ between manufacturers and models.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">For example, with some of the less expensive, personal western digital products, you’re not going to get the full backup experience as you would with more business-tailored solutions. The same applies to anything inexpensive you can get off the shelf at a large retailer, whether from Seagate, Buffalo, Apple or another manufacturer.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">If you’re planning on going the NAS route, make sure to consider the following criteria:</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">• Select a unit with enough storage. </strong>If you’re going to be backing up a lot of information on a local network, don’t purchase a small amount of storage unless you’re able to supplement the device with additional storage down the road. Usually, devices with multiple storage bays for additional drives will have this option, but many units only have a static amount of storage.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">• Select an option with good remote service. </strong>Most NAS devices enable secure access to data from anywhere, so long as your network is configured properly. However, some only function with a correlating app issued by the manufacturer. These can be a little clunky, so do your research to see what others are saying about a product before you make a purchase. This is particularly helpful if your network isn’t sitting behind a virtual private network.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">• Steer clear of anything lacking user access control features.</strong> Should workers be accessing files and sharing documents, make sure user access controls are available to prevent unprivileged users from meddling with other files. Of course, you can also set up most systems like a standard file share and configure the proper user permissions through Windows.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">• Automated backup of selected directories or volumes. </strong>If backing up is left to your own devices, meaning it requires you to manually copy and paste files, it’s practically useless. Most systems can automatically back up information, so make sure whatever you’re considering can retain data from multiple sources while also meeting the above criteria.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">Cloud Backup Solutions, Office 365 And DRaaS Providers</strong></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">A slew of reputable providers offer services that automate secure backup processes for a monthly service fee. The value here is that your data is stored securely in the cloud, so it’s reasonably safe and accessible from just about anywhere.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">With that said, situations like the 2009 <a href="https://techcrunch.com/2009/03/23/online-backup-company-carbonite-loses-customers-data-blames-and-sues-suppliers/" target="_blank" rel="nofollow noopener noreferrer" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(0,56,145);text-decoration-line:none">Carbonite</a> incident still make some a little weary. Fortunately, these situations aren’t common so selecting a provider (if any) should revolve around the following few points.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">Dos Of Using A Backup Provider</strong></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Redundancy doesn’t hurt. Your data is valuable and spending extra money can be worth the peace of mind. Every year, PCMag.com puts out a <a href="https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2288745,00.asp" target="_blank" rel="nofollow noopener noreferrer" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(0,56,145);text-decoration-line:none">side-by-side comparison</a> of top backup providers in the market. If you’re looking for such a service, think about your budget and use this guide as a starting point.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Also, keep in mind that if you’ve made the switch to Office 365, the platform does back up data, however, it’s not as sophisticated or reliable as a full-fledged backup service, so make sure to take advantage of OneDrive. If you’re using G Suite and its productivity tools, take advantage of Google Drive for storage. In fact, this is still a solid option even if you’re using Office as your primary software for word processing or spreadsheet functions.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px"><strong style="box-sizing:border-box">Don’ts Of Using A Backup Provider</strong></p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">If you’re considering a DRaaS (disaster recovery as a service) provider, keep in mind they tend to use fear as one of their selling angles. While you should be concerned about your information, most providers of this flavor are geared toward large enterprises with service level agreements promising minimal downtime and capabilities to restore everything from single pieces of data to entire systems. For a small firm, such services are likely overkill. You’re reasonably safe using either an on-premise NAS or a backup service provider.</p><p style="box-sizing:border-box;margin:1.2rem 0px">Take care to protect your data by selecting the solution that’s best for your operational model. While you don't want to sell yourself short, you don’t necessarily want to sell a kidney to pay for a company with a militaristic level of data safeguarding.</p></div></div></span></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>