<div dir="ltr"><a href="https://businesstech.co.za/news/industry-news/220423/5-ways-to-avoid-shadow-it/What" target="_blank">https://businesstech.co.za/<wbr>news/industry-news/220423/5-<wbr>ways-to-avoid-shadow-it/What</a> is Shadow IT? It is technology used within an organisation without explicit approval — it could be aptly termed as the modern Trojan horse.<br><br>Since these technologies are not IT-approved, they have the potential to allow ransomware and malware to invade an organisation’s network, cause data leaks, and even introduce compliance risks.<br><br>It is critically important to fight back against malware, so here are five easy ways to avoid Shadow IT.<br><br>1. Understand the risks<br><br>Part of what makes the threat of Shadow IT so insidious is a common lack of knowledge about the problem.<br><br>More often than not, employees use unsanctioned technology, not for malicious reasons but rather because they are trying to find an intuitive solution for common business tasks.<br><br>If a company’s existing technology solutions fail to address the needs of its employees, they will be forced to look to consumer-facing products.<br><br>It is integral to prevent that from happening, and the response should be twofold:<br><br>- Organisations must educate all employees about the risks of Shadow IT, and there needs to be an enterprise-level solution that offers ease-of-use as well as advanced cybersecurity protections.<br>- IT managers and business owners should develop a plan to pinpoint where employees implement non-IT-approved technology, then develop a strategy for eradicating the problem.<br><br>2. Boost your cybersecurity<br><br>It seems like nearly every day there’s a fresh headline about a major cyber-attack on a corporation or government office.<br><br>The most recent local security breach reported was about sensitive information of 30 million South Africans being stolen from the credit bureau.<br><br>And, prior to that, more than six million accounts were at risk when the Ster-Kinekor’s website was hacked.<br><br>It is integral for an organisation to have a strategy for security technology that encompasses the virtualisation of applications, desktops, and networks, as well as the centralisation of data to avoid exposure to risk at endpoints.<br><br>Additionally, layered security and controlled access to mission-critical documents should become a priority.<br><br>3. Find replacements for Shadow IT<br><br>To keep employee productivity levels high, organisations need to be able to access critical documents from any device, at any time.<br><br>The modern business world waits for no one, and client expectations for timely delivery of services are on the rise.<br><br>Bring-your-own-device plans should follow secure-by-design protocols that allow for flexibility and mobility while ensuring that sensitive business information remains protected and private.<br><br>Utilising enterprise-level file sharing solutions with consumer-grade UI and UX is one of the best ways to ensure employees remain productive and protected.<br><br>When an organisation’s IT-approved solutions are easy to understand and use, employees will be less likely to turn to Shadow IT.<br><br>4. Deploy additional security measures<br><br>Modern businesses cannot work in a vacuum. To be most effective, your data needs to travel – between employees, contractors, executives, and other stakeholders.<br><br>However, the more your data moves, the more opportunities there are for data loss and theft.<br><br>In recent years, data loss prevention (DLP) solutions have become more robust, taking advantage of new technologies such as machine learning, artificial intelligence, and behaviour analytics.<br><br>A scalable DLP suite is a good solution for small to medium businesses because it can grow with your company.<br><br>Information rights management (IRM) is another highly useful tactic IT managers can rein in data when it goes for a walk.<br><br>IRM can apply file-level encryption and authorisation controls, so you can control who has access to sensitive information.<br><br>For instance, documents can be restricted to view-only, view- and print-only, or fully editable.<br><br>5. Develop a preventive strategy<br><br>Preventing ransomware and malware attacks is nearly impossible.<br><br>Walling off employees within a proxy network and deploying firewalls may prevent unskilled attackers from successfully breaching an organisation, but those solutions aren’t enough anymore.<br><br>Your business needs to be prepared for the worst.<br><br>Investing in responsive strategies is the only way to deal with security breaches as they happen.<br><br>Organisations need to utilise solutions designed to rapidly detect, identify, and respond to cyber-attacks as they happen.<br></div>